pengadaan laboratorium

A.    STRATEGI PENGELOLAAN LABORATORIUM

Pengelolaan merupakan suatu proses pendayagunaan sumber daya secara efektif dan efisien untuk mencapai suatu sasaran yang diharapkan secara optimal dengan memperhatikan keberlanjutan fungsi sumber daya. Pengelolaan hendaknya dijalankan berkaitan dengan unsur atau fungsi-fungsi manajer, yakni perencanaan, pengorganisasian, pemberian komando, pengkoordinasian, dan pengendalian.

Pada dasarnya pengelolaan laboratorium merupakan tanggung jawab bersama baik pengelola maupun pengguna. Oleh karena itu, setiap orang yang terlibat harus memiliki kesadaran untuk mengatur, memelihara, dan mengusahakan keselamatan kerja. Mengatur dan memelihara laboratorium merupakan upaya agar laboratorium selalu tetap berfungsi sebagaimana mestinya. Sedangkan upaya menjaga keselamatan kerja mencakup usaha untuk selalu mencegah kemungkinan terjadinya kecelakaan sewaktu bekerja di laboratorium dan penanganannya bila terjadi kecelakaan.

Para pengelola laboratorium hendaknya memiliki pemahaman dan keterampilan kerja di laboratorium, bekerja sesuai tugas dan tanggung jawabnya, dan mengikuti peraturan. Pada umumnya pengelola laboratorium di sekolah meliputi kepala sekolah, wakil kepala sekolah, koordinator laboratorium, penanggung jawab laboratorium, dan laboran. Kunci keberhasilan laboratorium ditentukan oleh strategi pengelolaan yang meliputi beberapa aspek yaitu perencanaan, penataan, pengadministrasian/inventarisasi, serta pengamanan,perawatan dan pengawasan.

1.       Perencanaan (Planning).

Perencanaan bukan sekedar mengatur kegiatan, melainkan juga menentukan indikator keberhasilan dalam setiap tahapan dari kegiatan yang direncanakan. Dalam pengelolaan laboratorium merencanakan kegiatan  meliputi pelayanan praktikum, penelitian, pengadaan peralatan dan kebutuhan bahan, optimalisasi sumber daya, mencari sumber-sumber dana untuk kemandirian dan maintenance.
Perencanaan pengadaan peralatan merupakan hal yang sangat penting, terutama dalam spesifikasi alat dan bahan. Ketika mengajukan alat, spesifikasi alat hendaknya jangan mengacu pada katalog yang ada, melainkan pada spesifikasi apa yang dibutuhkan. Kesalahan menentukan spesifikasi alat dan bahan mengakibatkan biaya investasi menjadi tinggi. Jangan menentukan spesifikasi peralatan dengan  akurasi tinggi bila dalam pelaksanaannya nanti tidak diperlukan. Demikian juga dengan bahan-bahan kimia, menggunakan bahan dengan tingkat kemurnian tinggi merupakan pemborosan bila dalam prosesnya bukan merupakan suatu kegiatan analisis. Spesifikasi hendaknya disusun berdasar pada karakteristik kebutuhan, sarana yang ada dan ruang untuk penyimpanan. Selain itu dalam pengadaan alat harus bisa dijamin adanya tenaga yang mampu mengoperasionalkan alat. Jangan merencanakan pengadaan alat yang tidak ada tenaga yang akan mengoperasikannya. Apabila memang dibutuhkan maka harus dilakukan training yang relevan dengan penggunaan alat.

2.      Mengatur (Organizing).

Merupakan upaya untuk menjalankan kegiatan laboratorium sebagaimana fungsinya. Pengaturan mencakup setting secara fisik dan  regulating.

a.        Setting

Setting merupakan suatu kegiatan pengaturan tata letak dan penataan  yang mencakup penempatan mebeler, peralatan dan bahan kimia. Setting laboratorium hendaknya dapat memberikan dukungan yang optimal terhadap keberlangsungan kegiatan belajar mengajar. Setting ini perlu memperhatikan prinsip-prinsip keselamatan, efektivitas dan efisiensi, serta kemudahan pengawasan. Prinsip keselamatan dimaksudkan penempatan alat-alat dan bahan diusahakan sekecil mungkin memberikan resiko terjadinya kecelakaan. Petunjuk penggunaan alat harus tersedia dekat peralatan khusus disertai dengan daftar isian penggunaan alat (kartu alat).

Prinsip efisiensi dan efektivitas penggunaan alat dimaksudkan bahwa penempatan alat memberikan kesempatan yang tinggi kepada mahasiswa untuk menggunakan alat sesuai peruntukkannya dalam mengembangkan ketrampilan dasar laboratorium dengan hasil yang optimal. Selain itu  juga memberikan kesempatan kepada mahasiswa untuk lebih familiar dengan alat-alat.
Setting juga diharapkan dapat memperkecil energi untuk melakukan pengawasan, dengan cara memberikan pendelegasian pengawasan secara bertingkat. Adanya format isian untuk peralatan khusus merupakan suatu proses pendelegasian,  sehingga mengurangi beban kerja dosen/laboran pengawasan. Setiap pengguna melakukan pengecekan terhadap keutuhan, kebersihan dan fungsi alat sebelum dan sesudah kegiatan.

b.        Regulating

Regulating merupakan suatu pengaturan jadwal kegiatan dan penyusunan perangkat lunak untuk terlaksananya ketertiban dan keselamatan bekerja di laboratorium. Semua orang diberi kebebasan untuk bekerja di laboratorium dengan seperangkat aturan yang mengatur kegiatan di laboratorium. Aturan-aturan tersebut merupakan guide line yang dapat berupa  perangkat formal atau normative bekerja di laboratorium. Diantaranya adalah struktur organisasi,  job description, diagram alur, penjadwalan, tata tertib, prosedur penggunaan alat, petunjuk praktikum dan prosedur keselamatan kerja. Setiap personal yang bekerja di laboratorium harus memahami aturan yang berlaku. Oleh karena itu tata tertib harus jelas terpasang di ruangan dan perhatian mahasiswa seharusnya tertarik terhadapnya.

3.      Pengadministrasian/Inventarisasi

Pengadministrasian/inventarisasi merupakan suatu proses pendokumentasian seluruh sarana dan prasarana serta aktivitas laboratorium. Kegiatan administrasi laboratorium meliputi segala kegiatan administrasi yang ada di laboratorium, yaitu:

Ø    Inventarisasi peralatan laboratorium;

Ø    Daftar kebutuhan alat baru, alat tambahan, alat rusak, alat yang dipinjamkan;

Ø    Keluar masuk surat-menyurat;

Ø    Daftar pemakaian laboratorium, jadwal kegiatan laboratorium;

Ø    Daftar inventarisasi alat-alat meubeair (kursi, bangku, lemari, dll); dan

Ø    Sistem evaluasi dan pelaporan.

Inventarisasi peralatan laboratorium dan bahan kimia sangat penting dan merupakan asset pendidikan yang sangat berharga sehingga harus dilakukan secara ketat, inventarisasi laboratorium bertujuan untuk:

·    Mencegah terjadinya kehilangan dan penyalahgunaan;

·    Mengurangi biaya operasional;

·    Meningkatkan proses pekerjaan dan hasil;

·    Meningkatkan kualitas kerja;

·    Mengurangi resiko kehilangan, rusak dan pecah;

·    Mencegah pemakaian yang berlebihan;

·    Meningkatkan kerjasama dengan laboratorium lain; dan

·    Mendukung terciptanya kondisi yang aman.

Daftar alat sebagai bukti inventaris laboratorium merupakan suatu keharusan, dibuat dalam bentuk keseluruhan atau perlaboratorium. Dapat dikategorisasi berdasarkan jenis alat, bahan alat, kerja alat dsb.  Dalam daftar hendaknya sekurang-kurangnya tercantum kode alat (berdasarkan ketentuan yang berlaku), jumlah, spesifikasi dan nomor seri, tahun kedatangan dan asal.

Pencatatan mengenai pemakai dan riwayat alat untuk alat-alat tertentu biasanya dibuat dalam bentuk kartu alat. Kartu alat merupakan data spesifikasi alat, prosedur penggunaan, catatan pemakaian, dan riwayat service atau perbaikan kerusakan serta keberadaan suku cadang  atau consumable part. Kartu alat biasanya diletakkan atau digantungkan pada alat. Dengan adanya kartu alat ini lebih memudahkan proses pengawasan, karena setiap pemakai akan memeriksa kondisi alat berdasarkan spesifikasi dan kelengkapan yang tercantum dalam kartu alat tersebut.
Pencatatan mengenai bahan penting  untuk mengetahui jenis dan jumlah bahan serta masa kadaluarsa. Dengan mengetahui jenis dan jumlah bahan dapat diperkirakan dan diprioritaskan bahan yang akan dibeli.  Bahan-bahan dengan jumlah yang sedikit dan kadaluarsa menjadi prioritas kebutuhan. Administrasi bahan yang baik dapat menghindarkan pembelian ulang bahan yang sama.

Pengadaan Alat / Bahan Laboratorium

Untuk melengkapi atau mengganti alat / bahan kimia / IPA yang rusak, hilang, atau habis dipakai diperlukan pengadaan. Sebelum pengusulan pengadaan alat / bahan, maka perlu dipikirkan :

(1)  Percobaan apa yang akan dilakukan,

(2)  Alat / bahan apa yang akan dibeli (dengan spesifikasi jelas),

(3)  Ada tidaknya dana / anggaran,

(4)  Prosedur pembelian (lewat agen, langganan, beli sendiri), dan

(5)  Pelaksanaan pembelian (biasanya awal tahun pelajaran baru) (Depdikbud, 1999 : 32).

Prosedur pengadaan dimulai dengan penyusunan alat / bahan yang akan dibeli yang dikumpulkan dari usulan masing-masing guru IPA yang dikoordinasi oleh penanggung jawab lab. Sebelum pembelian, hendaknya ditentukan terlebih dahulu di toko atau perusahaan mana alat / bahan itu akan dibeli. Sebaiknya setiap sekolah telah membuat jalinan kerja sama dengan perusahaan atau toko alat dan bahan kimia tertentu, sehingga akan memperoleh harga yang relatif murah dan sewaktu-waktu memerlukan tambahan alat / bahan kimia di luar jadwal pengadaan dapat dengan mudah dikontak dan disuplai.

Pengadaan alat dan bahan adalah salah satu pembagian tugas yang biasanya penanggung jawabnya adalah koordinator laboratorium yang bertugas:

1. Bertanggung jawab atas administrasi laboratorium.

2. Bertanggung jawab atas kelancaran kegiatan laboratorium

3. Mengusulkan kepada kepala sekolah tentang pengadaan alat dan bahan

4. Bertanggung jawab atas kebersihan, penyimpanan, perawatan dan perbaikan alat-alat  laboratorium.

Dibawah ini akan dibahas hal-hal yang harus diperhatikan dalam pengadaan alat dan bahan laboratorium.

Perlengkapan Laboratorium

Untuk pengadaan alat-alat laboratorium diperoleh dari :

a.       Proyek penyediaan fasilitas laboratorium sekolah Diknas.

b.      Dari pembelian sekolah.

Sebelum pembelian alat dan bahan laboratorium perlu dipikirkan hal-hal yang berikut :

·         Percobaan apa yang akan dilakukan

·         Alat/bahan apa yang akan dibeli

·         Pengetahuan tentang penggunaan alat yang dibeli

·         Adanya dana

·         Jenis ukuran alat/bahan yang akan dibeli

·         Prosedur pembelian

·         Pelaksanaan pembelian

Pengadaan Alat dan Bahan

Ditinjau dari dua keadaan:

·         Pengadaan untuk lab yang baru

·         Pengadaan untuk melengkapi atau mengganti alat yang rusak atau habis.

Kriteria pemilihan alat dan bahan untuk lab yang baru akan di buka:

1.      Alat berkualitas baik

Alat berkualitas baik tidak mudah rusak sehingga dapat berfungsi dalam waktu yang lama. Tidaklah mudah bagi guru menetapkan suatu alat itu berkualitas baik, kecuali alat-alat strukturnya bersifat statis dan sederhana seperti statif, mistar, klem, bosshed, dan sejenisnya yang tidak bergerak. Alat-alat bergerak seperti kereta dinamika, pemusing atau (centriefuge), pewaktu ketik, dan pembangkit getaran, alat-alat ukur listrik dan alat-alat ukur. Yang kualitasnya ditinjau dari segi ketahananya, hanya dapat diketahui setelah digunakan dalam waktu yang lama. Dalam hal seperti ini yang dapat dilakukan guru ialah mencari tahu tentang ”reputasi” pembuatannya atau pemasoknya dimasa-masa lalu, lalu mendasarkan pemukiranny atas informasi tersebut. Kaulitas alat ditinjau dari segi ketelitiannya dapat dinilai segera, jika ada standard yang dapat digunakan sebagai pembanding. Dengan standard disini dimaksud alat yang sudah diketahui berketelitian baik.

2.      Alat “tahan siswa” (student proof).

Alat-alat yang khusus dibuat agar tahan siswa maksudnya alat tidak mudah rusak/jika digunakan oleh siswa. Istilah tahan siswa ini muncul karena sudah umum diketahui siswa sering bersikap kurang berhati-hati ingin mencoba-coba, ingin mengetahui yang akan terjadi jika dilakukan tindakan tertentu pada suatu alat. Contoh alat tahan siswa adalah neraca pegas yang dilengkapi mekanisme pencegah agar neraca tidak dapat direnggangkan sampai melewati batas renggang tertentu yang dapat menyebabkan pegasnya kehilangan elastisitasnya dengan mekanisme tertentu, tabung mikroskop tidak dapat bergeser sehingga objektif tidak menabrak kaca preparat. Sebelum mencapai kaca preparat, pergeseran tabung sudah berhenti oleh satu mekanisme tertentu. Jika alat terbuat dari plastic, plastic yang digunakan adalah plastic yang tidak mudah pecah. Ampere meter dan voltmeter dilindungi terhadap arus atau tegangan terlalu besar dengan menggunakan diode perlindungan.

3.      Ketelitiannya memadai

Ketelitian alat sekitar lebih kurang 95 % atau lebih dari itu, pemeriksaan ketelitian dapat dilakukan segera jika alat pembandingnya ada.

4.      Alat berukuran cukup besar

Untuk keperluan demonstrasi alat yang digunakan cukup besar sehingga hal-hal yang perlu diperhatikan siswa dapat dilihat dengan jelas oleh semua siswa.

5.      Ada jaminan atau garansi

Semua alat perluada jaminan atau garansi dari pembuat atau pemasoknya yang menyatakan bahwa kerusakan dijamin dalam bekerja selama waktu tertentu. Namun,agak sukar menentukan lama waktu garansi, karena ada alat yang penggunaannya mungkin hanya sekali atau hanya beberapa kali dalam setahun.

6.      Seringnya alat dipakai

Seringnya alat dipakai seperti dikemungkinan pada butir di atas, mungkin ada alat yang hanya akan digunakan sekali atau beberapa kali dalam kurun waktu siswa belajar di sekolah, sedangkan harganya mahal, contoh alat seperti itu ialah alat tetes minyak Milikan, neraca Cevendish.

Pengadaan alat dan bahan untuk lab baru

Tujuan secara umum: untuk meningkatkan mutu pendidikan sains
Fungsi:

1.      Sebagai lab tradisional.

2.      Sebagai lab non tradisional

Merencanakan alat dan bahan laboratorium sekolah:

1.      Pemilihan pokok bahasan

2.      Menganalisis pokok bahasan

3.      Penentuan alat dan bahan

4.      Penataan alat dan bahan

Pengadaan alat dan bahan untuk mengganti Adapun alat dan bahan yang perlu diganti:

1.      Alat yang rusak dan tidak dapat diperbaiki lagi

2.      Bahan yang habis

3.      Bahan yang kadaluarsa

Administrasi dan pemeliharaan alat dan bahan laboratorium :

1.      Administrasi alat/bahan

2.      Pemeliharaan alat/bahan

Administrasi alat/bahan

Tujuan :
Agar mudah untuk mengetahui posisi pengambilan alat dan bahan
Hal-hal yang perlu diadministrasikan:

a.       Jenis alat dan bahan

b.      Jumlah alat dan bahan

c.       Jumlah pembelian dan tambahan

d.      Jumlah yang pecah/hilang dan habis

Pemeliharaan alat/bahan

Cara menempatkan atau menyimpan alat harus didasari nalar tentang:

1.      Keselamatan

2.      Kemudahan

3.      Frekuensi pemakaian alat

4.      Tempat alat digunakan

5.      Penyimpanan dan pemeliharaan untuk beberapa alat:

a.       Penyimpanan zat radioaktif

b.      Alat-alat dari logam

Pendokumentasian atau Pengarsipan

Hal-hal yang perlu didokumentasikan/diarsipkan:

a.       Berkas lembaran kegiatan siswa

b.      Data hasil praktikum

c.       Berkas nilai praktikum

d.      Berkas tata tertib lab

e.       Buku/kepustakaan/katalog dsb.

f.       Formulir pendaftaran praktikum

PROSES PENGADAAN BAHAN KIMIA BERBAHAYA

Petunjuk Pelaksanaan K3 :

1.    Setiap pembelian/pengadaan bahan kimia berbahaya harus dicantumkan dengan jelas di dalam lebar PP/PO tentang kelengkapan informasi bahan berupa :

a.       Labeling

b.      Informasi Dampak Bahaya

c.       Informasi P3K , APD

2.    Spesifikasi mutu kemasan/wadah harus tertulis dengan jelas dalam lembaran PP/PO dengan memperhatikan Keamanan, Ketahan, Efektifitas dan Efisiensi. Khusus dalam hal Botol/Bejana Bertekanan, harus dicantumkan WARNA yang disesuaikan dengan jenis/golongan Gas. Dalam hal ini bisa berpedoman pada Standart Internasional ” Global Harmoni Syetem / GHS atau NFPA, UN, UMO,EEC dlsb ).

3.    Setiap wadah Bahan Kimia Berbahaya harus dilengkapi dengan TANDA RESIKO BAHAYA serta tindakan Pencegahan dan Penanggulangannya.

4.    User /Pejabat yang mengajukan pembelian Bahan Kimia Berbahaya berkewajiban melengkapi syarat-syarat K3. Bila spesifikasi dan syarat K3 yang dimaksud sudah cukup lengkap dan memenuhi standart K3, maka pengajuan pembelian dapat diproses dan direalisasikan pengadaannya.

Untuk laboratorium sains anggaran harus sudah disiapkan dua atau tiga bulan sebelum tahun ajaran baru dimulai, sehingga cukup waktu untuk pertimbangan, pembatalan dan finalisasi pesanan-pesanan dann pengadaan alat. Urutan persiapan anggaran untuk laboratorium sains yang dianjurkan sebenarnya tidak ada tata cara yang standar disebabkan variasinya administrasi. Langkah-langkah berikut ini sangat bermanfaat untuk dipertimbangkan dalam penyusunan anggaran:

1.      Cek semua persediaan alat/bahan

2.      Dengan bantuan guru senior dan asisten laboratorium, mintakan informasi mengenai: a. Barang habis tahunan

b. Periode mana dari tahun ajaran, bahan habis tertentu dibutuhkan untuk digunakan

c. Alat-alat yang mengalami kerusakan akut

d. Alat-alat baru yang dibutuhkan pada tahun ajaran yang akan datang

e. Alat/bahan yang rusak atau hilang

3.  Mencari informasi proyeksi penerimaan siswa pada tahun ajaran yang akan datang

4. Pengecekan fasilitas laboratorium mencakup suplai air, listrik, gas dan lain-lain

5. Mengecek harga-harga alat/bahan pada saat ini dan memprediksi harga-harga tersebut pada tahun mendatang

6. Berdasarkan informasi di atas (1-5) dan hasil konsultasi dengan guru-guru IPA, masing-masing guru senior menyiapkan daftar kebutuhan untuk tahun yang akan datang. Daftar yang dibuat harus mencakup tipe alat, model dan jumlah yang dibutuhkan. Secara umum daftar kebutuhan meliputi:

a. Bahan habis

b. Alat-alat gelas, plastik dan logam

c. Specimen untuk biologi dan preparat mikro (microslide)

d. ATK

e. Dan lain-lain

7. Mendiskusikan hal-hal yang penting dan kritis untuk penyelesaian kebutuhan alat/bahan tersebut dengan melibatkan Kepala Sekolah dan guru senior.

Pengusulan kebutuhan alat atau bahan hendaknya dibuat dalam bentuk format pemesanan dengan mencantumkan nama alat/bahan, spesifikasi yang jelas, jumlah dan estimasi harganya. Contoh formatnya adalah sebagai berikut:

Inventarisasi Alat dan Bahan

Untuk memudahkan pemeriksaan alat dan bahan laboratorium perlu dilakukan inventarisasi yang sistematik. Inventarisasi ini dapat dibuat pada suatu buku atau secara komputasi sebagai daftar induk. Hal-hal yang umum diperlukan pada inventarisasai mencakup:

1.      Kode Alat/bahan

2.      Nama alat/bahan

3.      Spesifikasi alat/bahan (Merk, tipe, dan pabrik pembuat alat)

4.      Sumber pemberi alat dan tahun pengadaannya

5.      Tahun penggunaan

6.      Jumlah atau kuantitas

7.       Kondisi alat, baik atau rusak

Setiap alat / barang /bahan / zat yang masuk atau diterima di Madrasah, baik yang berasal dari permintaan sekolah melalui usulan mapun yang berasal dari bantuan (dropping) harus dicatat dalam daftar penerimaan alat/bahan. Contoh formatnya adalah sebagai berikut:

Alat atau barang dan bahan atau zat yang telah diterima, selanjutnya didokumentasikan dalam daftar induk inventaris alat dan daftar induk inventaris bahan. Kedua bentuk daftar tersebut contohnya adalah sebagai berikut:

Selain daftar inventarisasi alat dan bahan, perlu pula dibuat kartu alat/barang dan kartu bahan/zat. Kartu-kartu tersebut berfungsi untuk menertibkan, mengendalikan dan sekaligus mengawasi penggunaan alat dan bahan. Penanggung jawab laboratorium dapat melihat sejauhmana efektivitas dan efisiensi penggunaan alat dan bahan berdasarkan kartu-kartu tersebut.